Brukerveiledning for Mitt MBN

Øverst i skjermbildet vises samtalefeltet. Når Mitt MBN ikke er i aktiv samtale vises kun en illustrasjon i samtalefeltet, men i det noen ringer vises navnet på den som ringer (ev. navnet på den du ringer til). Navnet søkes opp i Bedriftskatalogen eller Nummeropplysningen (Bisnode).
I det det ringer kan du besvare samtalen på telefonen, eller avvise samtalen ved å klikke på den røde «Avvis» knappen (eller trykke på «Esc» på tastaturet):

Du kan også avvise samtalen med en SMS-melding til den som ringer deg ved å klikke på notifikasjonen nederst på skjermbildet:

Besvarer du anropet vises knappene «Legg på» -for å avslutte samtalen, og «Sette på vent» -for å midlertidig pause samtalen.

I samtalefeltet kan du:

• Klikke på navnet for å åpne kontaktkortet

• Klikke på adressen (om tilgjengelig) for å vise adressen i Google Maps,

• Klikke på SMS-ikonet for å skrive en SMS til innringer

• Klikke på notatikonet for å legge til et personlig notat (som bare du kan se).

Øverst til høyre i samtalefeltet vises tre prikker «…», ved å klikke på disse kan du slå På Innringernotifikasjon. Ved å skru på innringernotifikasjon vil du få en notifikasjon som viser hvem som ringer, selv om du er i et annet skjermbilde. Ved å klikke på notifikasjonen kommer du rett til Mitt MBN.

NB: Viktig at du tillater varslingen fra nettleser i det du tillater Innringernotifikasjon:

• Anropsloggen inneholder alle dine anrop, også anrop som ikke har kommet frem til telefonen, f.eks. hvis du har hatt fravær, avslått telefon, vært utenfor dekning etc.

• Det gjøres automatisk oppslag på innringer slik at navnet på innringeren vises. Oppslaget gjøres i Bedriftskatalogen og i opplysningstjenesten fra Bisnode.

• Interne kontakter merkes med status (Rød firkant = Opptatt i telefon, gul trekant = fravær, Grønn sirkel = ledig, Grå firkant = avslått telefon).

• Dobbeltklikk på navnet for å se kontaktdetaljer og aktivitetslogg. Aktivitetsloggen viser anropshistorikken med kontakten og ev. personlige notater du har lagt til.

• Klikk på det grønne telefonrørikonet for å ringe kontakten.

• Samtaler fra en kø/Svargruppe merkes med blått flagg om anropet ikke har blitt besvart av deg eller noen andre. Har noen fra sentralbordgruppen forsøkt å ringe tilbake til innringeren, men ikke fått svar, vises et hvitt flagg. Flagget merkes med grønn hake når anropet håndtert. Flaggfunksjonen er kun aktivert for køer/svargrupper med 15 eller færre operatører.

• Oppføringer i anropsloggen kan slettes ved å klikke på de tre prikkene helt til høyre for oppføringen som dukker opp når du legger musepeker over oppføringen

• Anropsloggen oppdateres automatisk.

• Ved å klikke på forstørrelsesglasset kan du søke etter oppføringer i anropsloggen (navn, nummer, adresse etc.). Du kan også filtrere på ubesvarte anrop, anrop som har ringt deg direkte (ikke via kø), anrop som kun har kommet via kø/svargruppe eller alle utgående anrop.

• Øverst til høyre i anropsloggen ser du tre prikker, ved å klikke på disse kan du velge hvor lenge anropsinformasjonen skal lagres i anropsloggen din (30dager – 1 år). Du kan også sette lagringstid på hvor lenge kontaktene fra anropsloggen skal lagres (30 dager til ubegrenset).

• 

I Mitt MBN kan man søke etter navn, nummer eller kontaktdetaljer som f.eks. adresse. Det er mulig å søke etter kontakter i arkfanene Anropslogg, Bedriftskatalog, Favoritter og Nummeropplysning. Søket taster du inn i det grå søkefeltet og søkeresultatet vil presentere søketreff fortløpende. Ved å dobbeltklikke på en oppføring åpner du kontaktens kontaktkort og kan se ytterligere detaljer,

• Anropslogg: Her kan du søke på alle innkommende og utgående anrop til deg. Både kø/svargruppe anrop og anrop direkte til/fra deg. Du kan filtrere på ubesvarte anrop, anrop som har ringt deg direkte (ikke via kø), anrop som kun har kommet via kø/svargruppe eller alle utgående anrop.

• Bedriftskatalogen: Her vil det søkes i alle interne kontakter og eksterne kontakter som er lagt til av administrator eller sentralbordoperatører. Det er mulig å sette et filter som kun vil søke innenfor den avdelingen du velger.
  Interne brukere i Bedriftskatalogen vises med et statusikon:

  • Grønn ring: Kontakten er ledig

  • Gul trekant: Kontakten har et aktivt fravær

  • Rød firkant: Kontakten er opptatt i en samtale

  • Grå diamant: Kontakten har avslått telefon, eller befinner seg utenfor dekning.

• Favoritter: Mappen favoritter benyttes til å samle kontakter som benyttes mye, f.eks. om du ofte skal sette over en samtale til samme person. Ved å dobbeltklikke på en oppføring i katalogen åpner du kontaktkortet. Nederst til venstre på kontaktkortet kan du klikke på «Lagre som favoritt». Kontakter som er lagret som favoritter vil vises under arkfanen favoritter. Det er mulig å søke favoritter på navn eller nummer.

• Nummeropplysning: I denne arkfanen kan du søke opp virksomheter og personer på navn eller telefonnummer. Søket blir gjort mot databasen til Bisnode. Ved å dobbeltklikke på et søketreff åpner du kontaktkortet og kan se mer detaljer.

I feltet Min Status kan du sette fravær med viderekobling når du er opptatt eller ikke tilgjengelig.

Klikk på nedoverpilen (merket i rødt i bildet) og velg et passende fravær, og velg deretter varighet og viderekobling. Velger du å viderekoble til Min Svartjeneste vil innringere få opplest fraværsårsak, når du blir ledig og bli gitt opsjoner for videre håndtering av samtalen (opsjoner kan du velge i hovedmenyen: Mitt MBN -> Innstillinger -> Min Svartjeneste).

Om du er medlem av en kø eller svargruppe vil du se modulen «Mine køer» på venstre side.

Ved å trykke på bryteren kan du logge Av eller På den valgte køen/svargruppen.
Du vil også se hvor mange anrop som står i kø, lengste ventetid og antall påloggede operatører per kø. Du kan også logge Av/På andre operatører på en kø/svargruppe ved å klikke på nedoverpilen til høyre for kønavnet. De som blir logget av eller på køen vil motta en SMS-varsling om dette.

Kommer det inn et kø/svargruppe anrop til deg vil dette varsles ved at det står i aktiv samtalefeltet hvilken kø/svargruppe anropet kommer via.

Har du tilleggstjenesten MBN Sentralbord bør køanrop besvares der.

Under hovedmenyen (øverst til venstre) finner du Mitt MBN -> Innstillinger.

Her kan du velge/sette:

• Språk: Velg mellom norsk og engelsk meny i Mitt MBN

• Viderekobling:

  • Sett viderekobling, alle anrop til ditt nummer blir viderekoblet

  • Ved ikke svar: Hva skal skje med anropet om du ikke svarer etter xx sekunder?

  • Ved opptatt: Hva vil du skal skje om noen ringer deg og du er opptatt i telefonen

  • Hvilket nummer har administrator satt som ditt sentralbordnummer (brukes ev. i Min Svartjeneste, viderkobling etc.)

  • Hvilket nummer skal gjelde som Kollega/Sekretær (brukes ev. i Min Svartjeneste, viderkobling etc.).

• Mine numre: Har du flere telefoner på din bruker, f.eks. tvillingmobil og/eller fasttelefon kan du her angi om disse skal ringe samtidig eller i en rekkefølge som du bestemmer. Rekkefølgen bestemmes ved å dra og slippe telefonikonene i den rekkefølgen du ønsker.
  Du oppgir også her hvilken telefon som skal benyttes når du gjør utgående anrop fra Mitt MBN (merk av «Bruk ved klikk for å ringe»).

• Min Svartjeneste: Om du setter et fravær og velger viderekobling til Min Svartjeneste vil innringeren få opplest fraværet f.eks. «Den du ringer er i møte til kl. 16:00…»… Hva som skal skje med anropet etter dette velges i denne innstillingen. Huk av for hvilke valg du ønsker innringeren skal få etter at fraværet er lest opp.
  Du kan også legge inn en personlig velkomsthilsen dersom du ønsker dette.

• Andre innstillinger: Her styres språket på talemeldinger i MBN for innkommende og utgående anrop:

  • Innkommende anrop:

    • Automatisk: Talemelding spilles av på norsk for norske innringere, og engelsk for andre innringere.

    • Engelsk: Talemelding spilles alltid av på engelsk

    • Norsk: Talemelding spilles alltid av på norsk

  • Utgående anrop:

    • Engelsk: For å høre andres MBN-meldinger (f.eks. opplest fravær) på engelsk

    • Norsk: For å høre andres >MBN-meldinger på norsk.

  • Man kan også styre om man vil avvise anrop som kommer fra skjult/hemmelig nummer.