Slik holder Bodø kommune styr på hundrevis av mobiltelefoner

I Bodø kommune har helsetjenesten gått all in på digitalisering. Kommunen ligger i norgestoppen på bruk av velferdsteknologi; digitale løsninger som gjør tilsyn og oppfølging i hjemmetjenesten og på sykehjem enklere og mer effektivt.

– I hjemmetjenesten er nå mobilen blitt det viktigste arbeidsverktøyet, sier Jostein Pettersen, IKT-rådgiver ved ForUt, kommunens Forvaltnings- og utviklingsteam.

– Det er der de henter arbeidslister, det er den som gir oversikt over brukerne de skal innom, og det er der de får tilgang på pasientjournal, brukerkort, medisiner, diagnoser, notater og helsekort. Den brukes også som nøkkel på en del lokasjoner.

Ved å samle all arbeidsinformasjon i én enkelt enhet – mobiler for hjemmetjenesten og nettbrett for institusjoner – har sykepleiere og andre helsearbeidere fått en mye enklere og mer oversiktlig arbeidshverdag.

Men det betyr også en utfordring for IKT-gjengen i ForUt, som må sørge for at over 800 mobiler og nettbrett fungerer knirkefritt hver dag.

– Å få inn et godt system for Mobile Device Management (MDM) har vært avgjørende og tidsbesparende, sier han.

- Hva ligger det i å drifte hundrevis av mobile enheter? Pettersen forklarer:

– Vi må sørge for at alle enhetene har de riktige appene installert – for eksempel elektronisk pasientjournal, ulike digitale helseverktøy og Felleskatalogen. Sikkerhet er naturligvis høyt prioritert fordi vi har veldig mye sensitiv personinformasjon på disse enhetene. Vi driver en del supportarbeid; det er uunngåelig at brukere på et eller annet tidspunkt ikke får tjenestene til å fungere som de skal.

Derfor har Bodø kommune fått hjelp av Telenor til å innføre Mobile Device Management-systemet MaaS360.

Pettersen og hans kolleger har nå full oversikt og kontroll over alle enheter fra et sentralt grensesnitt. Dermed kan de i prinsippet innrullere, drifte og støtte alle de 800 mobile enhetene i helsetjenesten fra rådhuset i Bodø. 

Det har gjort driften sikrere og arbeidshverdagen enklere – spesielt når det kommer til support. Tidligere måtte brukere som av en eller annen grunn ikke fikk utstyret til å fungere ta med enheten til IKT-avdelingen.

Det trenger de ikke lenger.

– Når man har såpass mange enheter som rullerer kontinuerlig mellom ansatte, blir det fort en del krøll.. Nå har vi mulighet til å begrense handlingsrommet for sluttbrukerne av enhetene, forklarer han.

Og de gangene Pettersen og kollegene må trå til for å hjelpe, går alt mye enklere.

– Før kunne vi ikke hjelpe folk uten at de møtte opp hos oss. Det sier seg selv at det passer dårlig for en travel sykepleier å måtte kjøre inn til rådhuset for å få ting fikset. Nå kan vi gjøre nesten all support herfra. Brukerne trenger ikke engang være tilgjengelig mens vi holder på – de må ikke manuelt godkjenne at vi skal ta over kontrollen. Det gjør supportarbeidet enklere og mer fleksibelt.

– Jeg tror nesten denne muligheten for passiv fjernsupport er favorittfunksjonen min i MDM-systemet, legger han til.

Åtte hundre enheter betyr mange muligheter for trusselaktører. Det skal ikke mer til enn at en bruker trykker på én lenke eller installerer én app med sikkerhetshull – så er helsetjenestens IKT-system i fare. For ikke å nevne risikoen for at personinformasjon kommer på avveie.

– Nå har vi stålkontroll på hvilke apper som er på hvilke telefoner. Ingen apper kan installeres uten vår godkjenning. Til og med app-oppdateringer må godkjennes av oss – det gir oss muligheten til å teste og evaluere oppdateringene før vi gir dem grønt lys, sier Pettersen.

Hodepinene knyttet til innrullering av nye enheter har også minket kraftig.

– Innrullering har blitt mye enklere. Det er jo begrenset levetid på nettbrett og mobiler, så vi må jevnlig bytte ut og ta inn nye enheter. Appinstallasjon tar mye tid; en hel del apper benyttes i helsetjenesten her i kommunen, hver enkelt enhet må ha dette på plass.

– Det er også den del sikkerhetsarbeid å gjøre før enhetene er klare til bruk slik som å sikre at enhetene gis tilgang til en sikker kommunikasjonskanal og et eget APN for kommunikasjon mot kommunens system, sier han. Ved å bruke et eget APN blir alle mobile enheter som er tilkoblet Telenors mobile nettverk automatisk satt i en egen sone som gir full kontroll på trafikkflyt også fra mobile enheter.

Alt dette tar tid. Mye tid. Men med MaaS360 har Pettersen fått muligheten til å sette opp standardkonfigurasjoner for ulike enhetstyper som ordner hele prosessen automatisk.

– Nesten hele prosessen med innrullering er nå automatisert. Det sparer vi veldig mye tid på, sier han.

MaaS360 er opprinnelig utviklet og drevet av IBM. Telenor leverer denne løsningen til norske bedrifter, og bistår med å tilpasse verktøyet etter behovene til hver enkelt kunde.

– I begynnelsen fikk vi mye støtte av Telenor for å implementere dette riktig. Vi hadde en god dialog hvor vi beskrev våre behov, og de begynte å utarbeide noen profiler og innstillinger for oss. Det er et komplisert verktøy, så det var en del som var uklart i begynnelsen. De hjalp oss å kjøre ulike tester, og vi hadde en workshop hvor vi gikk gjennom de ulike verktøyene og mulighetene som lå der, sier Pettersen.

– Nå står vi godt på egne ben og klarer stort sett å administrere og tilpasse det på egen hånd, legger han til.  

For å oppsummere: MDM-tjenesten har frigjort store ressurser for ForUt, samtidig som systemet har blitt sikrere. Men man må heller ikke glemme at de ansatte tjener på dette, sier Pettersen.

– Arbeidsdagen for sykepleiere og helsearbeidere blir bedre når vi kan sikre at funksjonene de trenger er fungerende og tilgjengelige.  

Til slutt vil han understreke at det ikke er et verktøy for å kontrollere hva de ansatte driver med.

– Vi får ikke noe informasjon om det som gjøres på enheten. Det eneste vi gjør er å ordne innstillinger, holde styr på apper og finne ut hvor enheten er hvis den blir borte. Og skulle det skje, har vi mulighet til å fjernslette innhold på enheten for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie.