Først ute med Microsoft Teams med taleintegrasjon fra Telenor

Voss kommune i Hordaland er hjemplassen til ca. 15 000 innbyggere. Foruten handel, reiseliv og jordbruk er offentlig tjenesteproduksjon blant de største næringene. Omlag 10% av innbyggerne jobber i kommunen.

Men hvordan har det seg at bygdas kommuneadministrasjon ble en av verdens første bedrifter som tok i bruk Microsoft Teams med taleintegrasjon fra Telenor?

For å finne svaret må vi spole tiden tilbake til sommeren 2017, da arbeidet med å slå sammen kommunene Voss og Granvin startet.

IT-konsulent Kim-Andre Vaksdal (37) var ansvarlig for Skype for Business og mobilt bedriftsnett fra Telenor i Voss kommune. Han kjente godt til hvordan de ansatte i den lille kommunen kommuniserte med hverandre i hverdagen. 

– Det ble brukt alt fra e-post og tradisjonelle telefonsamtaler til videokonferanser og sosiale nettverk. Til og med SMS var foretrukket blant enkelte, forteller han. 

Med så mange ulike løsninger ble det mye å holde styr på. Både for IT-avdelingen – som skulle sørge for sikkerheten i organisasjonen – og de ansatte, som mistet arbeidsflyt og oversikt. 

– I Voss, som i så mange andre bedrifter, var vi godt kjent med Microsoft Office. De ansatte brukte daglig programmer som Word, Excel, Outlook og SharePoint, men vi lagret de fleste filer og dokumenter lokalt. Ulike versjoner og siste oppdaterte dokument kunne derfor finnes på forskjellige plasser, sier Vaksdal. 

Han fortsetter: – Da vi skulle oppdatere serverne våre til Skype for Business 2019, ønsket vi oss derfor en sikrere samhandlingsløsning med skylagring samt en sømløs deling av filer og en velfungerende chatte-og videosamtalefunksjon. Vi var på jakt etter et system som hadde alt rett og slett, hvor de ansatte skulle slippe å forholde seg til mange ulike applikasjoner og programmer på en gang.

Etter rådgivning fra Telenor falt valget på Teams til fordel for andre tilgjengelige verktøy, som ofte krever en eller flere tilleggstjenester, og Vaksdal er strålende fornøyd. 

– Nå jobber vi nesten utelukkende i Teams og kan booke møter, chatte og dele filer i ett og samme grensesnitt. Og alt lagres i skyen. Teams app-en til mobiltelefonen er også veldig bra! De ansatte bruker PC-versjonen på kontoret, og appen når de er på farten, blant annet ved å delta på videokonferanser via mobilen. Alt er dessuten på norsk, noe som er viktig for mange av våre ansatte.

Løsningen gir en svært fleksibel og kostnadseffektiv telefoniløsning basert på Mobilt Bedriftsnett og Samordnet Kommunikasjon fra Telenor, og Office 365 fra Microsoft. Løsningen er en 100% skybasert tjeneste med one-number oppsett. 

– Det betyr at bedriftens ansatte kan bruke samme grensesnitt på PC, mobil eller nettbrett for å samarbeide. De trenger verken å bytte mellom programmer eller løfte opp mobilen. All samhandling og kommunikasjon kan gjøres fra Teams, sier ansvarlig for Telenor Norges samhandlingsløsninger, Else Karin Uggedal. 

De ansatte får også samme nummer fra både PC, nettbrett og mobil. Og når man ringer ser ikke mottager noen forskjell på om oppringingen kommer fra en PC eller en telefon.

Installasjonen og oppsettet gikk raskt, og ble klart på få timer, minnes Vaksdal. 

– Alt er bygget på vår eksisterende SharePoint-base, og våre områder på Office 365. Ettersom vi allerede hadde tilgjengelige IP-numre fra tidligere Skype for Business, var det kun snakk om en halvtimes tid for å synkronisere data, så var tjenesten klar. 

Han fortsetter: – Samarbeidet med Telenor har vært helt unikt og enestående. De ga oss tett oppfølging fra første stund. Fordi Teams med taleintegrasjon kjører på Office 365-servere, trengte vi ingen egen serverpark heller. Oppsettet gjøres med bruk av Windows PowerShell-koder, som vi fikk oversendt fra det hjelpsomme Telenor-teamet. Det eneste man trenger er en lokal installasjon av Teams på brukerens PC, forteller han.

Dermed tok det ikke lang tid før de ansatte i Voss kommune virkelig fikk oppleve betydningen og gevinstene av Samordnet Kommunikasjon. 

– Resultatene har ikke latt vente på seg! Mine kollegaer føler det både har blitt en enklere og en mer effektiv hverdag og har gitt en mer tidsbesparende arbeidshverdag og bedre oversikt. De ansatte bruker dessuten mindre tid på den administrative delen av jobben sin, og kan sitte hvor de vil og likevel være oppkoblet, både på mail, chat og telefon. Her har Microsoft og Telenor virkelig truffet blink på det meste! avslutter Vaksdal.