Alt om Office 365 fra Telenor

En undersøkelse fra 2018 fra Dell EMC viser at Norge har flest digitalt modne bedrifter i Norden. Vi har kommet langt, og viljen til omstilling er stor. Erkjennelsen om den store betydningen digitalisering har for samfunnet brer om seg, og i de aller fleste bransjer kommer disse endringene som en kraftig omveltning.

Mange bedrifter jobber i motvind uten å vite det selv. En utbredt årsak er at ingen har demonstrert hvor enkelt det er å lykkes med ny teknologi. Og mange tar ikke i bruk nyskapende løsninger fordi de tror at:

• Dagens løsninger er gode nok

• Det er dyrt med nye systemer

• Endringer forstyrrer de ansattes arbeidsform

• Det er for omstendelig å flytte data over til ny plattform

• Frykt for avbrudd i driften

En godt utstyrt arbeidsstyrke er den viktigste forutsetningen for å møte nye konkurransesituasjoner. Derfor er det nødvendig med en kultur der ansatte omfavner nye muligheter. Endring tar tid og ledere må bruke all deres kløkt og gjennomføringsevne til å sikre at vilje til fornying blir virksomhetens viktigste kapital.

Det er ikke teknologi som skaper innovasjon, men smarte folk som forbedrer sine arbeidsformer. En standardisering til velkjente programmer i Office 365-pakken er en lavterskel-gevinst for digitalisering. Dette fordi de ansattes nye arbeidsformer baseres på system som på den ene siden er kjente og trygge, og på den andre langt mer innovative enn man skulle tro. Det skal gi enda bedre forutsetninger til å lykkes raskere med å endre spillestil, og bruke de samme virkemidlene som virksomhetene som er født i den digitale økonomien.

Med Office 365 effektiviseres samhandling med kollegaer og kunder i en hektisk hverdag.

Office 365 er en skybasert abonnementstjeneste som samler de mest utbredte arbeidsverktøyene på ett sted. Dette gjør samhandlingen enklere og mer effektiv, enten det er snakk om en liten enkeltmannsbedrift eller en med flere hundre ansatte.

– Du får bedre kontakt med kunder og kolleger, fra e-post og direktemeldinger til sosiale nettverk og videokonferanser, forklarer Marius Fjeld, produktsjef for Microsoft Office 365 i Telenor. – Og det gjelder å være tilstede på de plattformene hvor kundene dine er.

Office 365 inkluderer velkjente verktøy som Word, Excel, PowerPoint og Outlook, i tillegg til kraftige tjenester som OneDrive og Microsoft Teams. Alle i virksomheten har mulighet til å opprette, redigere og dele filer i sanntid, uavhengig av type enhet du bruker.

Microsoft Teams - En helt ny måte for teamsamarbeid
Det er som sagt flere verktøy integrert i Office 365. Fjeld ønsker imidlertid å trekke frem Microsoft Teams som Telenor nå satser stort på. Teams er et raskt og effektivt arbeidsområde som skaper bedre og tettere samhandling i en virksomhet.

– Arbeidsgruppen får tilgang til alle de gode Microsoft-verktøyene på ett og samme sted: Chat, samtaler og innhold som filer, bilder og mapper. Dette gjør at du kan jobbe mye smartere og mer effektivt enn tidligere, forteller Fjeld.

I Teams kan arbeidsgrupper snakke sammen i sanntid, enten i grupper eller i en privat chat. Du kan også ha nettmøter med lyd og video i HD, dele filer og samarbeide på dokumenter. En tilleggstjeneste i form av taleintegrasjon fra Telenor smelter også sammen PC-en og mobilen.

God rådgivning fra Telenor
Telenor hjelper virksomheter med å finne rett Office 365-løsning og manøvrere i det digitale landskapet. Dette ved å se på hvilket behov virksomheten har i dag, vise hvilke muligheter som finnes, og gi veiledning på hvordan bedrifter kan jobbe enda smartere i fremtiden.

– Vi viser kundene alle mulighetene i Office 365 og hvilke tjenester de bør ta i bruk. Vi hjelper også til under prosessen fra gammel til ny løsning i skyen, slik at de som ikke har egen IT-avdeling kan være trygge på at de har Telenor-tyngden i ryggen, forteller Fjeld.

Telenor har et landsdekkende forhandlernett og samarbeider med de beste partnerne på markedet for å kunne levere de beste løsningene. Som Microsoft Gold-partner kan vi dokumentere høy kompetanse på Microsoft, samt vise til et stort antall aktive og tilfredse kunder. I tillegg tilbyr vi også norsk support via både telefon og chat.

– Det kan gjøre vondt å gå over til en ny arbeidsform og andre løsninger enn de man er vant med. For å hjelpe kundene komme i gang har vi samlet et team spesialister på Kongsvinger. Når man logger seg på første gangen, har man allerede gjort en del, sier Fjeld og legger til at Telenor i dag støtter mer enn 30.000 norske arbeidstagere med disse løsningene. – Ambisjonen vår er at kundene skal lykkes med de løsningene de har valgt, forteller produktsjefen.

Mye bedre mailløsning
E-post-systemer er gjerne en viktig årsak til at mange velger å oppgradere til Office 365.

– En av fordelene med Office 365 er at man aldri opplever full e-post. Før måtte jeg både slette e-poster og flytte til off-line. Det er det slutt med, jeg tror faktisk jeg aldri har hørt om noen som har opplevd full e-postkasse i Office 365, sier Fjeld.

– I tillegg får man med Office 365 en mye smartere og sikrere løsning med mindre søppelpost og elektroniske trusler, fortsetter Fjeld.

Hvilke verktøy ulike virksomheter trenger for å jobbe mest mulig effektivt varierer. Behovene internt i bedriften kan også være forskjellige. Derfor tilbyr Telenor tre ulike pakker for å gjøre valget enklere, slik at du enkelt kan sette sammen løsninger etter hvilken versjon de ansatte trenger.

• Office 365 Basis: For deg som kun trenger tilgang fra mobilen, 99,-/mnd

• Office 365 Pluss: For deg som trenger mobil- og PC-versjon, 199,-/mnd

• Office 365 Premium: For deg med utvidet sikkerhetsbehov, 269,-/mnd

Les mer om Office 365 fra Telenor

– Microsoft Office er som å kjøpe en film på DVD, mens Office 365 er som å leie på Netflix. Det er film på begge, men med Netflix kan du se den overalt, på mange enheter og alt er alltid oppdatert, forklarer produktsjefen.

Office installeres på datamaskinen og inneholder kjente programmer som Word, Excel, Power Point, Outlook og OneNote. Office 365 en skytjeneste som i gir deg full tilgang til Microsoft Office der du ønsker, men den gir deg også smarte programmer som e-post, deling av kalender, videosamtaler, lar deg samarbeide om redigering av dokumenter online, mulighet til å sende direktemeldinger til hverandre og mye, mye mer. Og best av alt – med Office 365 er alt tilgjengelig både på PC-en, Mac-en, telefonen og nettbrettet. Med Office 365 kan du altså bruke Office-produktene på inntil 5 enheter, noe som også inkluderer hjemme PC-er.

Samarbeid i Microsoft Teams
Hvor mange ganger har du ikke jobbet sammen med kolleger i et dokument, som sendes rundt til alle på e-post – kanskje noen til og med printer det ut – og til slutt finnes det som startet som ett enkelt dokument, i mange ulike eksemplarer? Eller kanskje du har opplevd at det å få tatt avgjørelser raskt når alle er på farten er en utfordring?

Microsoft Teams:
Et enkelt og effektivt arbeidsområde skreddersydd for å skape bedre samhandling innenfor virksomheten. Arbeidsgrupper får umiddelbar tilgang til Office-verktøy, personer, samtaler og innhold. Du kan chatte, ha nettmøter, dele filer og samarbeide på dokumenter.

Jobber du i en bedrift hvor du ikke alltid er i samme rom som dine kolleger, dere samarbeider ofte om oppgaver eller dere har behov for fleksibilitet, da er Microsoft Teams et verktøy som kan komme til nytte. Taleintegrasjon fra Telenor gjør i tillegg at deltakere kan ringe fra PC – eller kanskje er det bedre å kunne bruke mobilen til videokonferanse? Med Teams jobber du slik du vil og fra hvor du selv ønsker.

– Du får bedre kontakt med kunder og kolleger, fra e-post og direktemeldinger til sosiale nettverk og videokonferanser, forklarer Fjeld.
Bli bedre kjent med Teams.

Medarbeiderproduktivitet i Office-pakken
Den største pakken som inkluderer alle de kjente programmene du bruker hver dag som Word, Excel, PowerPoint og Outlook, med flere. Det vil si at alle dine ansatte kan fortsette å bruke de programmene de er godt kjent med, slik som for eksempel Outlook til e-post og kalender, Excel til regneark, PowerPoint til presentasjoner og Word til tekstbehandling.

Ved å kjøpe Office 365 kan du i tillegg installere og bruke programmene på inntil 5 enheter som PC, Mac og nettbrett. Det vil si at alle ansatte også er dekket på hjemme-PC og iPad ved behov. Den vil også alltid være oppdatert med den siste funksjonaliteten som er lansert, slik at du alltid bruker den mest oppdaterte versjonen på markedet.

Lage notater i OneNote
Kanskje er du av typen som noterer i dokumenter på PC-en på kontoret eller til og med på post-it-lapper, og på «notater»-appen på mobilen. Å lagre notater flere steder, både offline og online, byr på utfordringer når du vil få en oversikt over alle ideene du har skrevet ned, eller møtenotatene du skulle ha sendt over til en kollega.

OneNote:
En digital notatblokk som du har tilgang til på både mobilen og datamaskinen. Med dette verktøyet kan du ta vare på og organisere ulike ting i livet ditt, på tvers av flere enheter. Du kan skrive ned ideene dine, holde oversikt over møtenotater, klippe ut ting fra nettet, eller lage en gjøremålsliste. Du kan i tillegg tegne og skissere ideer.

Lagring av dokumenter i OneDrive
Kan du med hånden på hjertet si at du lett kan finne igjen til filer du lagde i forbindelse med et prosjekt du leverte på for 5 år siden? Mest sannsynlig ikke. Ofte lagres bilder og andre filer på ulike steder, for eksempel direkte på egen datamaskin eller på ulike minnepinner, noe som gjør det vanskelig å finne frem. Og hva om en ansatt skulle være så uheldig å miste PC-en sin? Da kan dere risikere å miste verdifull informasjon.

OneDrive:
Et verktøy hvor du lagrer filer i skyen, som gir deg tilgang til alle dine dokumenter uavhengig om det er fra mobil, PC eller nettbrett. Alle dokumenter er synkronisert på tvers av enhetene. Endringer synkroniseres automatisk slik at du til enhver tid jobber på siste versjon. Alt er kryptert og trygt lagret i Microsofts datasenter.
Les mer om OneDrive, den smarte lagringsløsningen som følger deg.

Smarte funksjoner du kanskje ikke visste om
Office 365 er spekket av smarte funksjoner som gir store fordeler. Her er noen av de du kanskje ikke kjente til fra før:

• Bookings: En enkel og fleksibel bestillingsløsning for virksomhetens kunder som kan kobles opp mot f.eks. din hjemmeside. Her kan kundene når som helst avtale tidspunkt og tjenesten de trenger, og få en bekreftelse via e-post og kalenderinvitasjon.

• Flow: Automatiserer arbeidsflyter mellom ulike apper, skytjenester og oppgaver som utføres ofte. Du kan synkronisere filer, samle inn data, sende ut automatiske e-poster og få varslinger.

• Planner: Et enkelt verktøy for å organisere gruppearbeidet. Her kan du sette sammen arbeidsgrupper, opprette nye planer, organisere og tilordne oppgaver til de på teamet, dele filer, chatte og få oppdateringer om status og fremdrift.

• To-Do: En enkel og intelligent liste over gjøremål som gjør dagen lettere å planlegge – enten det er snakk om oppgaver på jobben eller privat. To-Do organiserer hverdagen med smarte forslag, som gjør at du kan fullføre de viktigste oppgavene du ønsker å få gjort hver dag.

• Yammer: Et sosialt nettverksverktøy for alle som jobber i virksomheten. Yammer fungerer som et intranett der du kan søke etter andre personer i virksomheten, delta i private eller gruppesamtaler og dele filer. Du kan også bli med i grupper der du kan holde deg informert og kommunisere med de andre deltakerne.

- Det er enklere enn mange tror. Det sier Arne Kristian Sveen, som leder rådgivningsteamet til Telenor som jobber med å hjelpe små og mellomstore bedrifter med digital endring.

Steg 1 - nåsituasjon: Du får en gratis rådgivningstime med en rådgiver fra vårt team på Gjøvik hvor vi går over verktøyene og prosessene bedriften din har i dag.

Steg 2 - anbefalinger: Rådgiveren kommer med sine anbefalinger til prosesser du kan forbedre og verktøy du kan erstatte, for å jobbe smartere og mer effektivt.

Steg 3 - oppstart: Deretter hjelper vi deg i gang med å ta i bruk de nye systemene og fase ut de gamle. Her kan du lese mer om hvordan vi hjelper deg i gang.

Telenor tilbyr veiledning om hvordan bedrifter kan oppnå en smartere digital arbeidsdag. Dette er særlig rettet mot de som ønsker å fjerne manuelle, kostbare og tungvinte arbeidsprosesser.

Stadig flere bedrifter ønsker å digitalisere måten de jobber på, men sliter med å vite hvor de skal starte. Det er vanskelig å bestemme seg for hva man bør velge i et marked som er preget av mange leverandører og et stort utvalg av tjenester. Dette skaper risiko for å ende opp med ulike system som ikke snakker sammen, og som kan gi motsatt effekt av det opprinnelige behovet og ønsket. Det er med dette som utgangspunkt at Telenor har etablert sitt rådgivningsteam på Gjøvik. Rådgiverne skal hjelpe bedriftene som ønsker å digitalisere med å finne løsninger som passer deres behov.

– Vi ønsker å bidra til digital endring i små og mellomstore bedrifter, og hjelpe ledere med å forstå at dette er enklere enn mange tror, sier Arne Kristian Sveen som leder rådgivningsteamet.

Valg som gir effektivisering
Telenors bedriftsløsninger gir en smartere digital arbeidsdag i virksomheten. Det å ta i bruk moderne arbeidsverktøy innebærer en endring i arbeidsform, og det er derfor viktig at man tar de riktige valgene innledningsvis. Veiledningen starter med en kartleggingssamtale som gjøres på telefon.

– I løpet av en time går vi gjennom hvilke verktøy og prosesser bedriften har i dag. Vi ser om det er områder hvor det er unødvendig mye dobbeltarbeid, om det er eksisterende systemer som kan utnyttes bedre, eller om det trengs kompletterende løsninger, sier Sveen.

– Vi ønsker å danne oss et bilde av hvordan vi kan hjelpe lederen. Vi må forstå hva bedriften tilbyr, hvordan de jobber, hvilke utfordringer som raskt må løses, og deretter anbefale egnede løsninger. Veldig ofte finnes det enkle praktiske løsninger på bedriftenes tidstyver, og det er overraskende smidig å hjelpe bedriftene med å bli mer produktive.

– Digitalisering for små og mellomstore bedrifter handler mye om å bruke produkter og tjenester som er tilpasset deres behov. Stikkordet er effektivisering gjennom å gjøre ting smartere, sier Sveen.

Skeptisk til skyen og sikkerhet
For å skape smartere arbeidsdager må det først etableres en felles forståelse for hva digitalisering innebærer for den enkelte bedrift. Deretter må man ta tak i de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser.

– Ved å digitalisere timeføring, fakturering eller prosjektstyring får man bedre oversikt og slipper å bruke tid på informasjonsinnhenting eller dobbeltarbeid.

Ved å sørge for at ansatte har tilgang til de samme verktøyene enten de er inne på kontoret eller ute på oppdrag, spares mye tid og ressurser som igjen kan omprioriteres til verdiskapende aktiviteter.

– Bedriftslederne vil veldig gjerne ha råd og er nysgjerrige, men er samtidig konstruktivt skeptiske til å gjøre endringer, sier Sveen.

Særlig nettskyen er forbundet med usikkerhet.

– Mange vil helst ikke gi slipp på serveren de har i kjelleren eller hos en lokal driftsleverandør, men de blir raskt overbevist når de forstår at sikkerhetsforskjellen er som natt og dag, sier Sveen.

Vil ha bedre e-post
Samhandling er en kjent utfordring, og mange ledere tar kontakt fordi de gamle e-postsystemene fungerer dårlig og sikkerheten er mangelfull.

– Mange ønsker færre IT-verktøy og er nysgjerrig på hvordan Office 365 med særlig SharePoint og Teams kan hjelpe dem, sier Sveen.

Han forteller at spørsmålene de som oftest får omhandler:

• Hvor dataene egentlig lagres

• Hvordan de ulike produktene kan gi en bedre arbeidsdag

• Hva Teams-klienten egentlig er

• Hvordan styre hvem som har tilgang til hva

• Hvordan integrere tale inn i IT-systemene

• Hvor enkelt det er å integrere systemene med ERP og CRM

– Mange har høye forventninger til samtalen. Det er like spennende å hjelpe de som kommer med ferdige kravspesifikasjoner, som de som ikke har rukket å gjøre vurderingene ennå, sier Sveen.

En løsning for GDPR
Sommeren 2018 kom de nye personvernreglene som gjelder for alle bedrifter. Sjelden har det vært like mye forvirring, og mange har fortsatt mye å gå på for å sikre at man overholder pliktene.

– Mange ledere lytter litt ekstra når de hører at Office 365 løser mange av de største utfordringene rundt GDPR. Ved at dataene er beskyttet av Telenor og Microsoft har man full kontroll på at informasjon er trygt lagret, sier Sveen.

Dermed vet man hva som er lagret hvor og har kontroll på hvem som har tilgang til hva. Man får også sikkerhet og kontroller som beskytter informasjonen, og tilgang til alle typer rapporter ved behov.

– Ledere kan slå mange fluer i en smekk. De får hjelp til digitalisering, støtte til å sikre at data og informasjon er beskyttet i verdens mest moderne datasenter, og en mer effektiv bedrift med mer tilfredse ansatte, sier Sveen.

For å løse hvert kundeoppdrag best mulig, har rådgiverne på Gjøvik sjekklister for å fange opp alle viktige punkter. Disse spørsmålene handler blant annet om:

• Arbeidsform

• Antall ansatte og hvilke IT-behov de ulike har

• Savn og mangler i dagens system

• Hva som er viktig å være god på i kundens bransje

• Endringer i bransjen og bedriftens konkrete planer for å ligge i forkant

• Hvordan man leverer oppdrag til kundene

• Hvordan drift og regnskap håndteres i dag

• Utfordringer med dagens system og løsninger

• Hvilke muligheter bedriften har til å redusere kostnader

Summen av spørsmålene gir en god oppskrift for anbefalingene de kommer med, og forslag til fremdriftsplan.

På Kongsvinger sitter 15 IT-eksperter som jobber kun med ett mål; at bedrifter som velger Office 365 fra Telenor skal få den best tenkelige starten.

Endring er gjerne forbundet med innledende usikkerhet, og det kan bli kostbart når IT-systemene ikke fungerer. Derfor har Telenor siden 2013 drevet landets største avdeling for å hjelpe de som skal trygt over på skybaserte IT-systemer. Caj Tidemandsen har et faglig ansvar for spesialistene, og han er blant de i Norge som har lengst erfaring med Office 365-løsningene.

– Jeg var med på å innføre dette i Telenor i 2013, og har siden vært dedikert til Microsoft-tjenestene. Vi har hjulpet tusenvis av bedrifter, og målet er å fjerne problemer lenge før de oppstår. Vi skal skape trygghet, sikre at overgangen blir så smidig som mulig, og unngå frustrasjoner hos kundene, sier han.

– Vårt mål er at kundene våre skal lykkes med de tjenestene de velger fra oss.

Beste praksis
Teamet lærer av hvert kundeprosjekt, og beste praksis oppdateres hele tiden. Det gir markedets (trolig) mest solide sjekklister og trygge rutiner.

– Vi starter med å kartlegge hva kunden har, og tilpasser flytteprosjektet til hva som er best for hvert oppdrag. Underveis gir vi råd om smarte funksjoner og verktøy som bedriften kan ha glede og nytte av, sier Tidemandsen.

Alle typer bedrifter av alle størrelser får hjelp av teamet. De har også opparbeidet seg en bransjekompetanse slik at de vet hva som egner seg best for alt fra regnskapsførere til bønder. Alle dokumenter, filer og prosesser flyttes trygt fra gammelt miljø og over til det nye toppmoderne datasenteret til Microsoft.

– Vi bistår også de kundene som ønsker ekstra sikkerhet rundt systemene, og har mange smarte løsninger som enkelt kan aktiveres.

Norsk support
I dag er det ikke unormalt at brukerstøtten er i et annet land, hvor veiledning gis på et annet språk.

– Kundene synes det er komfortabelt å snakke med rådgivere som kjenner til norske forhold og lokale arbeidsformer, sier Tidemandsen.

Han fremhever også at mange er tilfreds med at Telenor leverer alt en liten eller mellomstor bedrift trenger for å virke og kommunisere: IT, telefoni, støttesystemer, sikkerhet, m.m.

Overføringen av Office 365 gjøres ved at ekspertene får godkjennelse til å logge seg inn på bedriftens PC-er. Hos noen utføres hele jobben av Telenors team, i andre tilfeller i samarbeid med bedriftens IT-avdeling. Overføringsteamet har egne verktøy for alle prosesser, deriblant for å sette opp ny e-post og trygt overføre filer, kontakter, kalendre, m.m.

– Man er i gang med nye systemer på under en uke. Det handler egentlig om hva vi kan få tilgang til, og når det passer for kunden å gjøre selve flyttingen.

Noen kunder uttrykker ønske om hjelp til opplæring, og der har Telenor avtaler med flinke selskap over hele landet som kan bistå med skreddersydd trening. Dette viser seg ofte smart for å gi kundens medarbeidere mestringsfølelse på de nye løsningene. Dessuten er det også slik at rådgiverne på oppstartsteamet får ekstra omsorg for bedriftene de har hjulpet.

– Vi bryr oss om de vi flytter til en smartere arbeidsdag i skyen, og følger dem gjerne litt ekstra opp for å vite at alt er blitt som forventet, avslutter han.

Teamet har en lengre sjekkliste som de går gjennom før flytting. Her er noen eksempler på hva de sjekker:

• Antall brukere, og hvilke operativsystem som brukes (Mac/Windows)

• Dagens løsninger for e-post og lagring

• Hvilke data som skal flyttes

• Løsninger som brukes til samhandling

• Hvilke driftsleverandører som benyttes

• Tilgang til domener

• Ønsket tid for flytting

• Andre særlige hensyn som det må planlegges for

1. Alle viktige programmer og tjenester er tilgjengelig uansett tid, sted og maskin. Bedriftens ansatte kan løse alt, også på reise ved bruk av mobilen.

2. Du har trygghet for at dine data er sikre i verdens fremste datasenter.

3. Du kan selv velge hva du vil ha og hvor – Office 365 tilbyr uovertruffen fleksibilitet.

4. Overføringen er enkel, rådene er gode, og supporten er solid.

5. Du får mye bedre sikkerhet mot de mest utbredte truslene. Vi bistår med å aktivere sikkerheten du trenger. Telenor har et ledende sikkerhetsmiljø som tar sine kunders sikkerhet på alvor.

6. Du får tilgang til markedets mest avanserte løsning for effektive arbeidsformer.

7. Dine ansatte får beholde verktøyene de allerede kjenner. De får tilgang til en plattform som også kundene deres bruker.

8. Samhandlingen og tilgangen til informasjon blir mye bedre.

9. Alt funker alltid – du slipper å bekymre deg over IT.

10. Support og rådgivning er norsktalende, og levert av eksperter som kjenner norske arbeidsformer.

Les mer om hvorfor du bør velge Office 365 levert av Telenor.