Slik reduserte Accenture tidsbruken på onboarding ved hjelp av Telenor

Med enkle løsninger som går automatisk og gir oversikt og trygghet, gjør Telenors selvbetjeningssystemer for onboarding livet lettere for mobiladministratorer over hele landet. Bare spør Accenture.

Da jeg ble en del av mobiladministrasjonen her hadde vi et system der alle nyansatte fikk tilsendt et skjema de måtte fylle ut i forbindelse med overføring og registrering av telefonnummer, og der vi som administrerte dette måtte ta informasjonen videre. Det var litt sånn gammeldags papirmølle, egentlig, sier Linn Elin Ramsøy i mobiladministrasjonen til Accenture, mens hun rister på hodet og ler.

- Og som du kan tenke deg ble det ofte misforståelser og knot av det. Noen skjønte ikke skjemaet, noen fylte inn feil info og det ble en hel del mailer frem og tilbake. Så jeg tenkte at det må da finnes en enklere måte å gjøre dette på?

Linn Ramssøy, i mobiladministrasjonen til Accenture — Linn Elin Ramsøy, mobiladministrasjonen til Accenture

Automatikk er løsningen

Accenture tok kontakt med Telenor og fikk vite at det fantes et pilotprosjekt der onboardingen skulle gå automatisk ved at de nyansatte fylte inn informasjonen elektronisk, og der portering og klargjøring skulle fungere uten masse oppfølging. Og det tok ikke lange tiden før Accenture hadde hoppet på muligheten til å teste det nye systemet.

Vi grep sjansen raskt, gikk i dialog om systemet og satte i gang med testing. Jeg visste ikke helt hva jeg kunne forvente, men det var en umiddelbar suksess for oss
— Linn Elin Ramsøy

De ansatte skjønte systemet raskt, informasjonen kom inn uten problemer, de rette menneskene fikk beskjeder og forespørsler initiert av løsningen og onboardingen knyttet til telefonabonnementer gikk fra å være en seig og knotete prosess til å bli en enkel og intuitiv operasjon. For min del var effekten at det ble langt færre mailer frem og tilbake. Folk har rett og slett ikke så mange spørsmål rundt denne prosessen lenger, det ruller bare av seg selv.

Et paradigmeskifte

I Telenors lokaler på Fornebu i Oslo sitter Tore Omdahl, CPI Lead i Telenor. Han kan det meste om strukturene rundt mobiladministrasjon i stor skala, og er særlig opptatt av smidige prosesser rundt det å få ansatte inn og ut av virksomheter.

- Onboarding er det å få de ansatte inn i systemet når de starter: Hva slags abonnement skal de ha? Hvem eier nummeret deres? Hvordan skal det porteres over til ny arbeidsgiver? Det handler om at de som kommer inn i en bedrift skal ha en enkel måte å få med seg mobilnummeret sitt på, og at den nye organisasjonen skal ha en så effektiv og uproblematisk behandling av dette som over hodet mulig, og det var det som var målet da vi satte i gang pilotprosjektet med Accenture. Han tenker seg om før han fortsetter.

Tore Omdahl, Telenor — Tore Omdahl, CPI Lead i Telenor

- Vi har jobbet utrolig mye med dette for å gjøre systemet så bra som mulig, og vi fortsetter å utvikle det videre. I Telenors systemer kan du nå for eksempel håndtere alle ansatte etter ansattprofiler. Ansattprofilene vil fremover få flere regler som automatiserer oppgaver ytterligere, for eksempel hva de ansatte kan og ikke kan gjøre underveis i ansettelsesforholdet, og hva som skal skje når en eventuell sluttdato trigges og de skal offboardes. Det er hele tiden reglene du har forhåndsdefinert som slår inn. Trygt, kontrollert og effektivt.

Ansattreisen

Onboarding er en del av det Telenor kaller «ansattreisen», og her ligger det mange løsninger som kan gjøre hverdagen enklere for både virksomheter og de ansatte i tiden fremover.

Ansattreisen handler om å skape enkle, digitale systemer for håndtering av bedriftens mobilløsninger. Det tar utgangspunkt i hele syklusen til en ansatt fra de starter til de slutter.
— Tore Omdahl

Alt det som oppstår i løpet av hele ansattforholdet skal bli så enkelt som mulig, forteller Tore ivrig og snakker om fordelene som oppstår med de nye systemene.

- Det som ligger i «enkelt» betyr at bedriftene skal oppleve at tiden de bruker på mobiladminstrasjon skal reduseres kraftig. Du automatiserer noe, og du flytter noen oppgaver ut til de ansatte – ikke for å gi dem mer jobb, men for å gi dem muligheten til å få bedre oversikt og kontroll over det som er viktig for dem. Det er en annen måte å tenke på. Ta onboardingen, for eksempel. Logikken i onboarding er å flytte ut ansvaret til de som skal ha det – det fjerner en haug av kontaktpunkter og tar bort mye styr på begge sider. Det blir enkelt for arbeidsgiver og det blir enkelt for den ansatte: Alt blir rett første gang, og sørger for at alt er klart til første arbeidsdag.

Dette er ansattreisen

Ansattreisen ivaretar de ansattes behov fra start til slutt. Den:

tar imot nyansatte på best mulig måte
lar de ansatte overføre mobilnummeret sitt og bestille mobil og utstyr selv
avslutter arbeidsforholdet på en ryddig måte
setter bedriftens retningslinjer i system

Les mer om ansattreisen >

Halvering av tidsbruken

Tilbake i Accentures lokaler forteller Linn om tidsbesparelsene de nye systemene har skapt for dem.

- Vi brukte mye tid på dette før, særlig på den oppfølgingen som trengtes hver gang noe ble galt. Nå er det omtrent ingenting igjen av det. Nyansatte får en invitasjonslenke og legger inn informasjonen sin, og så går det automatisk. Jeg går bare inn og sjekker om det har kommet forespørsler, godkjenner, og så går prosessen automatisk til eventuelle andre parter for videre godkjenninger elektronisk. Jeg tror ikke jeg overdriver når jeg sier at vi har halvert tiden vi bruker på onboarding knyttet til registrering av mobilabonnementer for nyansatte med dette systemet. Før stjal det ganske mye tid, men nå går det som en lek. Det er en helt ny verden. Jeg kan varmt anbefale dette for andre bedriftskunder.

Hos Telenor er også Tore klar på hvorfor virksomheter bør benytte seg av denne typen selvbetjeningsløsninger.

- Det er strengt tatt en no-brainer, synes jeg. Alle selskaper som administrerer onboardingprosesser bør ta i bruk dette fordi det sparer dem for tid og penger, og nå er jo ikke dette et prøveprosjekt lenger – det er en tjeneste alle bedriftskundene våre kan benytte seg av. Det handler om å kunne bruke tiden på det som skaper verdi. Vi vil ikke at du skal bruke masse ressurser på administrasjon, vi vil at det skal gå sømløst og løse opp i de prosessene som ikke går direkte på kjernevirksomheten din. Vi vil forenkle hverdagen, ganske enkelt. Tore smiler før han fortsetter.

– Når alt kommer til alt dreier dette seg om å sette ting i system og få kontroll, men det handler også om medarbeiderne dine – de ansatte. Løsningene våre gir de ansatte frihet innenfor de grensene du har satt uten at de må plage deg med småspørsmål hele veien i løpet. Færrest mulig klikk, enklest mulig systemer. Det blir bedre for alle, og det synes jeg det er utrolig spennende å jobbe med.