Bedre mobilkontroll med mPort

Verktøyet mPort forenkler innkjøp av mobil og tilbehør. I løsningen kan du sette opp rammer og retningslinjer for innkjøp som gjelder i din virksomhet, slik at bestillingen kan gjøres av den enkelte. Her er det du trenger for å komme i mål.

Innkjøp av nye mobiler og utstyr tar mye dyrebar tid i de fleste bedrifter. I tillegg er det en forventning blant ansatte at de skal få velge mobiler og utstyr selv.

Hvordan spare tid, og samtidig gi ansatte det de ønsker? Det har Telenor funnet en løsning på:

− mPort er verktøyet for deg som vil ha kontroll på mobiltelefonene til de ansatte på vegne av arbeidsgiver. Det vil si når ansatte kjøper ny mobiltelefon, hvor lang levetid disse har, hvor mye av kostnaden som skal dekkes og lignende, forklarer Stian Heldahl, som er fagansvarlig for e-handel i Telenor.

mPort er en nettbasert løsning som lar de ansatte selv stå for det praktiske knyttet til kjøp av mobiltelefoner og utstyr – i tråd med retningslinjer som settes av bedriften, slik at de fortsatt har full kontroll. Mobiltelefonportalen er bygd på kundeinnsikt, og akkumulert gjennom mange år med kundemøter i Telenor.

Les mer om mPort

Mye administrasjon per nye mobil

Utgangspunktet er at arbeidsgiver dekker mobilkjøpet for alle ansatte, opp til en fastsatt beløpsgrense.

Ønsker en ansatt en mobil som koster mer enn dette, er det enkelt å betale mellomlegget selv. I mPort vil de ansatte se beløpet de selv skal betale, etter at virksomhetens støtte er trukket fra totalprisen.

− I arbeidet med mPort analyserte vi blant annet e-poster til salgsstøtteavdelingen vår om bestilling av mobil. I gjennomsnittet var det seks e-postutvekslinger per bestillling, av typen «jeg trenger ny mobiltelefon», «når fikk du sist?», «jeg har lyst på den grønne», «den er ikke på lager, hva med den blå?», sier Heldahl.

− Å sette dette ut på selvbetjening, sparer alle for mye tid. Vi ser også at dette er noe ansatte setter pris på og har lyst til å håndtere selv. En mobiltelefon er en veldig personlig ting, i tillegg til å være et svært viktig arbeidsverktøy.

Stian Heldahl, fagansvarlig for e-handel i Telenor.

Punktene du må gjennom

Det største hinderet for å få på plass mPort, er ifølge Heldahl at det ofte mangler interne retningslinjer for bedriftens mobiltelefoner.

− Mange bedrifter har ikke formalisert et mobilregelverk. Vi har laget en veileder, som er sydd sammen med innsikt etter flere tusen kundemøter i løpet av årene. Mange av de samme punktene gjelder virksomheter med 20 eller 5000 ansatte, sier Heldahl.

Veilederen vår deler opp regelverket i fire deler:

Hvorfor mobilregelverk og mobilorden
Hva ønsker vi å oppnå med mobilregelverket? Og hvilke skattemessige regler gjelder?
Håndtering av kostnader som påføres abonnementet
Virksomheten definerer hvilke kostnader som må dekkes av virksomheten og hvilke kostnader som må dekkes av den ansatte.
− Det finnes forskjellige tilnærminger til dette. Vi hjelper til med å sette opp det som passer best for bedriften, sier Heldahl.
Dekning ved kjøp av mobiltelefon og utstyr
Hvor mye ønsker bedriften å dekke? Hva er forventet levetid, skal det være ulike grupperinger eller begrensninger av visse merker?
− Vi går gjennom alle disse punktene trinn for trinn, og hjelper hver bedrift med å finne et oppsett som dekker den bedriftens behov, sier Heldahl.
Alt det andre
Tilnærming til sikkerhet, oppsett av mobil, håndtering av ansatte som slutter, skade på mobil − i en bedrift vil det være mange ulike problemstillinger knyttet til mobilbruk, som også bør gjennomgås.

Kontakt oss om mPort

Sparrer gjerne for å finne beste løsninger

Heldahl opplever stadig at bedrifter er usikre på bruken av mPort, og om det virkelig er noe for dem. Hans erfaring er at gode retningslinjer gjør prosessen enklere for alle.

Å sette opp regelverket for bedriften tar rundt en times tid, avhengig av hvor mye bedriften har tatt stilling til fra før. Da blir det satt opp et møte med Telenor, med så mye veiledning som ønskelig underveis.

− Det kan være utfordrende når du står oppe i diskusjoner om hvilken mobiltelefon den enkelte skal ha, mange bedrifter kjenner på det at de trenger et reglement. Da er det bare å sparre med oss om hva som er fornuftig dekningsgrad, sier Heldahl.

Når regelverket er på plass, er det relativt kjapt å få på plass mPort. Bedriften din kan selv sette opp portalen, eller få hjelp av Telenor.

− Når mPort er klar til å settes opp, får bedriftens administrasjon en e-post om dette. Da er det fullt mulig å sette opp mPort på egenhånd, om du ønsker det – eller finne et tidspunkt som passer, så vi kan hjelpe til. Å starte opp selve mPort når alt annet er klart, tar 15 minutter.

Dette er mPort

En nettportal som gir en enkel oversikt over bedriftens mobiltelefoner, i tråd med interne retningslinjer
Styrer hvilke tjenester og innhold som skal tilgjengeliggjøres overfor de ansatte – som dermed kan gjennomføre prosessene selv
Én kanal inn til relevante tjenester
Effektiv digitalisering av manuelle prosesser
En ressurs- og kostnadsbesparende løsning
Kostnadskontroll og enkel budsjettering

Den ansatte får:

Frihet til å velge ønsket mobiltelefon, eventuelt med egenandel
Tydelige rammer for beløp/tidspunkt/historikk for bytte av enheter
Kun relevant informasjon basert på bedriftens avtale med Telenor

Les mer om mPort

Også løsninger for gjenbruk

I mPort er det også en egen gjenbruksmodul for mobiltelefoner, nettbrett og lignende som ikke lenger er i bruk. For hva skal du egentlig gjøre med den gamle enheten din når du trenger en ny?

Ifølge Heldahl har de færreste bedrifter en løsning for mobile enheter som er tatt ut av bruk, men som likevel kan ha en verdi. Gjøres dette på riktig vis, skal du enten betale arbeidsgiver for den gamle telefonen når du bytter til ny, beskattes for denne eller levere den videre til arbeidsgiver.

– I mPort legger vi til grunn en matrise for å beregne sluttverdien av enheten, slik at brukeren kan velge om de vil kjøpe den ut eller levere den til arbeidsgiver. Da ligger det en verdikjede i mPort for hva man skal gjøre for hvert av valgene, enkelt og greit.