Innkjøpsløsningen som sparer HR, IT og økonomi for mye frustrasjon

For bedriftens administrasjon kan mobilinnkjøp være en kilde til hodebry. Ofte går også hodebryet under radaren til ledelsen.

Øverste leder er ikke alltid klar over omfanget av ekstraarbeid som mobilinnkjøp medfører, og mange opplever kanskje at «gamlemåten» er god nok. Men er det egentlig godt nok? 

Tre viktige funksjoner som bør involveres i bedriftens mobilinnkjøp, er IT-sjefen, økonomisjefen og HR-sjefen. Og det er kanskje disse rollene som kjenner mest på hodepinene som mobilinnkjøp kan føre med seg. 

Ressurstyvene som ofte går under radaren:

• Ustrukturerte innkjøpsprosesser 

• Manglende retningslinjer og system for å etterleve de

• Håndtering av refusjoner er ressurskrevende

– Sannheten er at slike småproblemer samlet sett kan utgjøre et ganske stort smertepunkt for bedriften. I ytterste konsekvens kan de føre til dårlig oversikt over kostnader og urettferdig behandling av ansatte, forteller Kai André Kaasbøll, markedssjef i Telenor Bedrift.

Lyst til å sjekke om innkjøpsportalen mPort er noe for deg? Kontakt oss for en gratis rådgivningssamtale.

Kaasbøll forteller at det er en stor fordel når HR involverer seg i mobilinnkjøpsprosessen: 

– Mobilinnkjøp angår HR fordi det er deres ansvar å sikre at de ansatte ikke opplever ulikheter og forskjellsbehandling på jobb. Mangelen på tydelige retningslinjer og etablering av enhetlig løsning kan føre til at beslutningen om mobilkjøp overlates til lederen eller mellomlederen. Dette resulterer ofte i varierende dekningsbeløp og hyppighet på bytte av mobiltelefon. Altså en potensielt sterk kostnadsdriver.

For å løse disse utfordringene er det helt nødvendig å innføre tydelige, men fleksible retningslinjer hvor både beløp, levetid på mobilen og andre regler blir ivaretatt digitalt.

– For å etablere klare retningslinjer trenger man vanligvis bare noen timer med våre eksperter. Vi samarbeider da med selskapets ressurser fra HR, IT og Økonomi for å beslutte de endelige retningslinjene for selskapet.

På denne måten skal du være trygg på at man forholder seg både til regelverket og hva andre selskaper praktiserer – det er jo tross alt en liten «hygiene-faktor» i dette.

– Vi ser at mange bedrifter er usikre på hvordan retningslinjer for mobilinnkjøp egentlig bør defineres. Hvor ofte er det vanlig å la ansatte kjøpe mobil? Hvor mye skal bedriften dekke? Hva sier lovverket? Og hva gjør andre bedrifter? Her kan vi være gode rådgivere, sier Kaasbøll. 

Les også: Slik fikk Trøndelag Fylkeskommune frigitt verdifull tid med mPort

I store bedrifter er det ofte IT-sjefen som har ansvar for å håndtere de ansattes bestillinger av mobilutstyr.  

– Tilbakemeldingene vi får fra IT-ansvarlige rundt om i norske bedrifter, er at det gjerne går mellom fire og syv mail frem og tilbake når noen skal ha ny mobil. Det kan gjelde spørsmål om hvilken modell det er mulig å få, hvilken farge man ønsker og kapasitet. Prosessen blir raskt omfattende, forteller Kaasbøll. 

I enkelte bedrifter er mobilinnkjøp så omfattende, at IT er nødt til å overlate ansvaret til de ulike avdelingslederne. Erfaringsmessig blir da retningslinjene for mobilkjøp mer vilkårlige og forskjellene blant de ansatte større.

Man ser blant annet at godt presterende ansatte ofte får dyrere mobiler, eller at hvilken modell man får avhenger av den enkeltes research. Det kan skape grobunn for misunnelse, og ikke minst mister IT-sjefen den økonomiske kontrollen. 

– Har man tydelige retningslinjer det er enkelt å forhold seg til, kan man legge alle slike spørsmål til side. Retningslinjene fastsettes på bedriftens premisser og blir ivaretatt i mPort. Med en slik løsning kan du trygt la 3000 ansatte styre sine egne mobilkjøp, sier Kaasbøll. 

Mange økonomisjefer bekymrer seg for at en innkjøpsportal vil føre til dyrere og hyppigere kjøp hos de ansatte. Mange tenker nok også at de kan skaffe mobilutstyr billigere om de ikke er bundet til én forhandler. 

– Flere bekymrer seg for at de ansatte skal kjøpe dyrere telefoner med en innkjøpsportal. Riktignok kan de det, men da betaler de mellomlegget selv. Bedriften blir ikke fakturert mer enn det som er bestemt, sier Kaabøll. 

Det blir altså ikke dyrere for bedriften. Du kan si det potensielt blir dyrere for den ansatte, men portalen gir dem samtidig frihet til å bestemme selv.  

– Vi ser at de aller fleste gjerne betaler litt mer for en modell de faktisk har lyst på. 

En forutsigbar dekning av mobiltelefon, utstyr og reparasjon gir selskapet stålkontroll på kostnader - noe som også kommer til nytt i budsjettprosesser.

– En annen fordel ved å samle alle kjøp i en innkjøpsportal, er at økonomisjefen får full oversikt over kjøp, kvitteringer og innbetalinger. Dette vet vi er en vanlig utfordring når mobiler knuser eller ansatte slutter.

Kaasbøll understreker igjen fordelen av retningslinjene som følger med en innkjøpsløsning som mPort: 

– En av de største fordelene med en innkjøpsportal er retningslinjene som ligger i bunn. Disse gir bedriften en mye bedre kontroll og forutsigbarhet på utgiftene, det blir lett å følge skattereglene og man får ingen økonomiske overraskelser. Samtidig får de ansatte friheten til å bestemme sitt eget utstyr, gjentar han. 

– Bedriften styrer selv hvor ofte de ansatte kan skifte ut utstyret sitt, for eksempel hvert andre år, og bedriften bestemmer hvilken dekning man bidrar med. Regnestykket blir ganske enkelt. For første gang i historien opplever mange økonomisjefer at de kan budsjettere mobilkostnaden, konkluderer Kaasbøll. 

Kontakt oss gjerne for en gratis rådgivningssamtale