Hvordan lykkes med digitalisering

Når stadig flere produkter, tjenester og prosesser digitaliseres, øker kravene til den digitale infrastrukturen. Forbindelsen mellom de ulike datamaskinene og skylagringen sikrer vi i Telenor gjennom 4G-nettet og våre fiber- eller bredbåndsløsninger.

Oppå denne grunnmuren er bedriftene selv ansvarlige, og har man ikke den kompetansen internt vil skyløsninger gjøre dette svært mye enklere. Skylagringen må være 100 prosent til å stole på og programvaren må være effektiv til dagens behov og samtidig fleksibel nok til også å løse morgendagens utfordringer, slik at raske endringer og etablering av digitale prosesser blir mulig.

Den digitale infrastrukturen består av en rekke produkter, tjenester og funksjonaliteter. Noen av byggeklossene er sentrale for alle virksomheter som nettverk og brannmur. Andre dekker spesifikke behov knyttet til for eksempel bransjer, tilgangen på data og informasjon, eller organiseringen av virksomheten som grensesnitt til fagsystemer eller egne tjenester for fjernarbeidere.

Å finne frem til de riktige produktene og funksjonalitetene, har tradisjonelt krevd store ressurser og rett kompetanse, og dette har vært en utfordring spesielt for de mindre bedriftene som ikke har store IT-avdelinger og mye intern kompetanse. Men i dag er både avanserte skybaserte løsninger og nettverksressursene de krever, tilgjengelige på en helt annen måte. Løsninger som tidligere ville krevd investeringer i millionklassen, kan man nå få for en overkommelig månedlig sum.

Digitalisering endrer hvordan vi jobber, kommuniserer og organiserer. Den teknologiske utviklingen raser fram på alle områder i samfunnet, og utviklingen går fort. Norge er godt posisjonert for denne digitale revolusjonen, og ifølge World Economic Forum er Norge på fjerdeplass over hvor godt verdens land klarer å utnytte informasjon og informasjonsteknologi til å øke konkurranseevne og velferd.

90 prosent av nordmenn er på nett hver dag, og vi ligger langt framme i bruk av digitale tjenester, blant annet er vi helt i verdenstoppen når det gjelder å bruke nettbank.

Vi ser også at vi tar i bruk nettet for å handle, og hele 90 prosent av kundene starter i dag å søke etter leverandør på nettet.

Norske bedrifter er selvsagt klar over utviklingen, og hele syv av ti norske bedrifter ser digitalisering som avgjørende for at de skal være konkurransedyktige om fem år.

Samtidig går omstillingen til det digitale tregt i mange bedrifter. Mindre enn halvparten av selskapene i Norge utnytter mulighetene som ligger i bruk av digitale teknologier, for å skape nye verdiskapende produkter og tjenester (Nordisk Ministerråd 2015).

Mange jobber fortsatt etter gamle rutiner eller har utdaterte systemer. En undersøkelse Telenor har gjort blant norske bedrifter med færre enn 100 ansatte viser at:

• bare fire av ti bruker mobilapper som forenkler arbeidsdagen

• fem av ti fortsatt skriver ordrer på papir

• bare én av fire bruker mobilen til å føre timer

Det største hinderet for å lykkes med digitalisering er mangel på kunnskap og kapasitet, ifølge en undersøkelse som konsulentselskapet Varde Hartmark har gjennomført for Siemens.

Dette ser vi også i en undersøkelse Telenor har utført blant norske små og mellomstore bedrifter.

Svarene vi fikk på spørsmålet om hvorfor så mange har utsatt å starte den digitale transformasjonen, er blant annet:

• De har forsøkt før - men feilet. Mange har allerede lagt ned tid, energi og penger på prosjekter som ikke lykkes. De jobber stort sett som før, og systemene snakker ikke sammen.

• Manglende kompetanse på digitalisering sees som et stort problem. Mange mindre bedrifter har ikke rett kompetanse internt og vet for lite om hva de kan forvente av IT-leverandører.

• Mange små og mellomstore bedrifter frykter at slike digitaliseringsprosesser skal bli kostnadskrevende og gi lite gevinst.

• De er bekymret for sikkerhetsaspektet.

Dette er bekymringer man skal ta på alvor. For endring er ikke alltid enkelt. Konsulentselskapet McKinsey har anslått at rundt 70 prosent av forsøk på endring i organisasjoner mislykkes, enten ved kostnadsoverskridelser, forsinkelser eller ikke-realisering av gevinst.

Når små og mellomstore bedrifter bør løse motforestillingene i stedet for å utsette hele endringen, skyldes det at vellykket digitalisering gir svært god effekt.

Den mest åpenbare fordelen er at den sparer bedriften for kostbare tidstyver, som dobbelpunching og manuell registrering.

I en liten bedrift med begrensede ressurser vil slik effektivisering virkelig merkes i arbeidshverdagen, ved at de ansatte får mer tid til å gjøre den egentlige jobben sin. Ansatte i små og mellomstore bedrifter har ofte flere roller å fylle. Da er god informasjonsflyt viktig, og det får man gjennom brukervennlige og integrerte systemer. 

Bedre informasjon gir bedre grunnlag for å ta velinformerte og gode beslutninger – raskere. 

Ved å ta noen digitale grep kan du oppnå store fordeler, både operativt i arbeidshverdagen og strategisk for vekst.

Da kan det faktisk være en fordel å være mindre. Selv om små og mellomstore bedrifter som regel ikke har like dype lommer som store organisasjoner, har de også fordeler. De kan omstille seg raskere, og raskere se resultater. Det er tross alt vanskeligere å endre kurs på et tankskip enn en skjærgårdsjeep.

I tillegg har den teknologiske utviklingen gjort det langt enklere for mindre bedrifter å henge med. Som tidligere beskrevet er nå også avanserte løsninger tilgjengelige for små aktører, uten å stille krav til omfattende teknisk kompetanse. Med skybaserte løsninger kan alle nå ta i bruk de beste og mest oppdaterte systemene uten å måtte ha den tekniske kompetansen internt.

Mange er redde for å sette i gang med det de frykter kan bli et ressurskrevende tapsprosjekt.

Men med gode forberedelser, riktig fokus og god ledelse kan du radikalt redusere risikoen for skuffelser. I stedet kan du realisere enorme gevinster.

Digitalisering er ikke et mål i seg selv. Målet er å jobbe mer effektivt, drive bedre, og å få mer ut av ressursene. Digitalisering er et middel for å få dette til.

Det handler om å endre hvordan man jobber, og det er en kontinuerlig prosess. Mange prosjekter mislykkes fordi ledelsen ikke forstår dette. Du vil aldri «komme i mål» med digitalisering. Det å forbedre arbeidsrutinene dine, effektivisere driften, slippe tidstyver som dobbelpunching, få bedre oversikt og ta bedre beslutninger er kontinuerlige prosesser man alltid jobber med og som legger grunnlag for innovasjon og vekst.

Å lykkes med dette krever endring i både tankesett, arbeidsrutiner og bedriftskultur, og hva «digitalisering» betyr for den enkelte bedrift, vil variere. Det handler om samspillet mellom mennesker og teknologi. Og det finnes ingen fasit. Men vi vet det er noen kritiske faktorer som skal til for å lykkes.

• For det første er det viktig at du har en tydelig visjon og en god strategi. Du må ha en god forståelse for akkurat din bedrifts utgangspunkt, og klare å se mulighetene og utfordringene.
• I tillegg må du sørge for at digitaliseringen skjer i hele organisasjonen. Uansett om dere er to eller hundre: Å få med de ansatte er essensielt. Og for å lykkes med dette er god ledelse viktig.
• Selvfølgelig må du også har riktig verktøy for din bedrift. Gode, brukervennlige løsninger, tilpasset dine behov.

I neste kapittel kan du lese mer om de ulike stegene du bør ta for å lykkes med digitalisering av bedriftens arbeidsprosesser.

Å få med de ansatte er essensielt. Og for å lykkes med dette er god ledelse viktig.

1. Forstå din bedrifts behov

For å lykkes med endring må du både vite hvor du er – og hva du vil. Du bør derfor begynne arbeidet med å gjøre en nåtidsanalyse, både av situasjonen og bedriftens digitale kompetanse.

Her er noen spørsmål du kan stille deg:

• Hvordan jobber dere i dag? Hvilke steg går en ordre gjennom og hvordan deler dere informasjon mellom avdelinger og medarbeidere?
• På hvilke områder har dere tatt i bruk nye løsninger allerede? Hva lærte dere av det?
• Svært mange små og mellomstore bedrifter har løpende avtaler med IT-support. Hvordan fungerer det i praksis for dere?
• Gå gjennom alle avtaler med leverandører. Hva koster de, og hva får dere igjen?
• Norske bedrifter bruker 80 prosent av IT-budsjettene på å vedlikeholde gamle og ofte utdaterte systemer. Hvor mye av dine ressurser er knyttet opp til gamle avtaler og systemer? Hvilket handlingsrom har du her?
• Hvordan er deres digitale infrastruktur?
• Har dere den tekniske infrastrukturen av IT og verktøy som muliggjør endringer på en god måte?
• Sikkerhet og god support er viktige aspekter. Hvordan ivaretas dette i dag?

2. Hva vil du oppnå?

Norske bedrifter har generelt stort fokus på kostnadsbesparelser, mindre på å øke salg eller innovere. Dette kan ifølge BI forklares med det generelt høye kostnadsnivået i Norge.

Det er selvsagt viktig å spare kostnader. Men husk at kostnadsreduksjon bare er en del av det totale bildet.

På et overordnet nivå bør digitaliseringsarbeidet løfte bedriften fra en situasjon der IT-utviklingen drives av umiddelbare behov og akutte situasjoner, til en situasjon der IT-løsningen er samstemt med, og drevet av, virksomhetens forretningsbehov.

Her er noen spørsmål du kan stille deg:

• I hvor stor grad er din forretningsmodell og -praksis, samt organisasjon og prosesser, designet for å utnytte dagens og morgendagens teknologi?
• Hvilke områder har dere størst behov for å drive bedre? (Områder kan være f.eks. produktutvikling, produksjonslinje/verdikjede, salg og marked, teknologi og IT, og administrasjon.)
• Hvem er brukeren? Det må du ha fokus på, og velge løsninger som vil fungere for brukeren.

Boston Consulting Group har forsket på hvilke områder som gir sterkest utslag på bunnlinjen når oppgavene digitaliseres. Salg og marked kommer inn som førsteplass, og verdikjede (supply chain) på andre. Å velge åpne løsninger med klare grensesnitt og API er et godt tips.

3. Hvordan skal dere komme dit?

Sett opp en god plan. Ha realistiske tidsperspektiver, og fokuser på det store bildet. I likhet med de fleste andre endringsprosesser må digitaliseringen av bedriften ledes med to tanker i hodet samtidig.

På den ene siden vil det ofte være smart å begynne enkelt, og velge ut noen mindre prosjekter med høy sannsynlighet for å lykkes, som kan gjennomføres forholdsvis raskt og som vil gi resultater som inspirerer til å fortsette.

På den andre siden må du sørge for å tenke helhetlig, og unngå silotenkning. Ellers er risikoen stor for at dere innfører systemer som ikke kommuniserer. Det kan gi merarbeid i form av dobbelpuncing og føre til at dere ikke får utnyttet mulighetene som ligger i integrerte systemer.

• Her er noen spørsmål du kan stille deg i denne fasen:Hva er visjonen og det langsiktige målet?
• Hva haster mest?
• Hva slags prosess er viktig for din bedrift?

4. Involver og motiver de ansatte

Du har en analyse, du har en plan. For å klare å gjennomføre må du nå ta eierskap til prosessen og være tett på. Du bør også involvere de ansatte tidlig.

Ledelseseksperten og professor ved Harvard Business School John P. Kotter peker på hvor viktig det er at både ledelse og medarbeidere er helt overbeviste om behovet for endring – og at man bør skape det han kaller kriseforståelayout-0-0-0lse.

Dersom man ikke «føler» det og virkelig forstår at endringen faktisk er helt nødvendig, vil det være langt vanskeligere å få ansatte med ut av komfortsonen. Det er jo så komfortabelt der, og dagens systemer har fungert før… Mange ledere undervurderer hvor viktig det er å skape en slik felles forståelse.

Her følger noen råd om hvordan du kan involvere medarbeiderne på best mulig måte:

• Etabler et sterkt, tverrfaglig team med høy forankring.Teamet bør bestå av personer med både formell og uformell makt, med ulik bakgrunn og kompetanse. Det er viktig å etablere en god teamkultur med felles mål, godt samarbeid og høy tillit. At teamet er tverrfaglig, vil også hjelpe det til å tenke helhetlig slik at man unngår silotenkning.

• Ha en visjon som motiverer og inspirerer.Visjonen må kommuniseres på en forståelig og engasjerende måte. Samtidig skal den fungere som en rettesnor for beslutninger.

• Definer konkrete gevinstmål og tiltak, og følg dem opp med målinger.Endringer tar tid og krever hardt arbeid, derfor er det viktig å ha milepæler på veien – og å feire resultater. Dersom de ansatte opplever at innsatsen ikke fører noen vei og/eller ikke blir verdsatt, vil mange bli demotiverte. Derfor bør du sette klare mål, og anerkjenne de involverte.Selv om hele endringsprosessen kan ha lang tidshorisont, bør dere derfor ha 6–12 måneders perspektiver. Innen den tiden bør man kunne se resultater. Og de bør løftes fram og feires.

• Ikke gi opp ved motgang.Noen endringer vil gå lett. De krever lite av hver enkelt og gir umiddelbart synlige resultater.

Andre tiltak møter mye større motstand. Det kan dreie seg om negative ansatte eller mellomledere som ikke vil tilpasse seg, teknologisk kluss eller manglende kompetanse. Eller motstanden kan skyldes at systemene viser seg å vlayout-1ære mer krevende å implementere enn antatt. I møtet med slike hindringer er forberedelsene helt avgjørende. Dersom du har en gjennomtenkt plan og klare mål for hvor digitaliseringen skal lede, står du godt rustet til å takle slike hindringer.

Og selvfølgelig: Jo bedre rådgivning og support du har i ryggen, jo lettere kan du forhindre at hindringene blir uoverkommelige.

Det finnes ingen fasit på hvilke løsninger som vil fungere best for din bedrift, det kommer an på din bedrifts behov. Men de aller fleste små og mellomstore bedrifter bør titte mot skyen.

Enkelt forklart er en skytjeneste en tjeneste, for eksempel lagring av dokumenter, som blir utført på et helt annet sted enn der du befinner deg – på servere og datamaskiner med enorm kapasitet. Dette gjør igjen at du kan få tilgang til nødvendige dokumenter og funksjoner også fra hjemmekontoret eller når du er på farta.

Skybaserte tjenester er i enorm vekst. På verdensbasis ser vi 21 prosents økning i markedet fra 2017 til 2018, ifølge analysebyrået Gartner.

Veksten skyldes de samme fordelene som gjør at din bedrift bør se mot skyen:

• Betyr en mer fleksibel arbeidsdag for dine ansatte
• Reduserer behovet for vedlikehold i form av back-up og oppdateringer
• Sikrer bedriften og dine ansatte mot at viktig informasjon kommer på avveie
• Gjør det enklere å ha oversikt og kontroll på kostnadene

Telenors skybaserte tjenester gir deg friheten du trenger. Du kan jobbe hvor som helst og når som helst med samme tilganger som på kontoret, enten du bruker PC/Mac, nettbrett eller mobil.